Vertriebsautomatisierung und Marketing Automation mit KI

Marketing-Automation bedeutet, dass wiederkehrende Marketingaufgaben nach festen Regeln von Software ausgeführt werden. Ein Kontakt lädt eine Checkliste herunter, öffnet eine Offerte oder besucht die Preisseite, und das System reagiert darauf: Es schickt die passende nächste E-Mail, vergibt Punkte für das Lead Scoring, legt dem Verkauf eine Aufgabe an oder übergibt den Kontakt, sobald er reif für ein Gespräch ist. Im B2B ist Marketing-Automation eng mit dem CRM verbunden, weil dort der Übergang vom Marketing zum Verkauf sichtbar und messbar wird. Sales Automation setzt danach im Verkauf selbst an, etwa mit automatischer Gesprächsdokumentation und Workflows bis zur Offerte.

Typische Beispiele im B2B sind eine Begrüssungsserie für neue Kontakte, E-Mail-Strecken, die einen Interessenten über Wochen mit Fachinhalten begleiten (Lead Nurturing), Lead Scoring nach dem Verhalten auf der Website und in E-Mails, die automatische Benachrichtigung des Verkäufers, sobald ein Kunde eine Offerte öffnet, Erinnerungen vor Terminen und Webinaren, Reaktivierungsmails an Kontakte, die länger nichts mehr gelesen haben, und Umfragen nach Projektabschluss. Sinnvoll ist der Einstieg mit einer einzigen Strecke, die direkt zu Gesprächen führt, zum Beispiel dem Nachfassen nach einer geöffneten Offerte, statt gleich ein komplettes System aufzubauen.

Verbreitet sind im B2B HubSpot, Salesforce mit Marketing Cloud Account Engagement (früher Pardot), Microsoft Dynamics 365 Customer Insights, ActiveCampaign, Brevo und Zoho. Für einfache E-Mail-Strecken genügen oft Newsletter-Werkzeuge wie Mailchimp, die inzwischen ebenfalls Automatisierungen anbieten. Neben dem Funktionsumfang unterscheiden sich die Tools vor allem in Preis, Komplexität und Anbindung an das CRM. Für kleinere Vertriebsteams entscheidet meist, ob sich das Werkzeug ohne grosses IT-Projekt einführen lässt und ob die Verkäufer die Daten im Alltag tatsächlich sehen. Welche Lösung passt, klärt Sales4IT in der CRM-Beratung.

Ja. Die gängige Methode ist ein unsichtbares Zählpixel in der E-Mail: Lädt das E-Mail-Programm des Empfängers dieses Pixel, meldet das Tracking-Tool die Öffnung mit Zeitpunkt. Links in der E-Mail lassen sich zusätzlich so markieren, dass jeder Klick erfasst wird, und wird eine Offerte als Link statt als Anhang verschickt, sieht der Absender auch, ob und wie lange sie angeschaut wurde. Ganz genau ist das nicht, denn manche Programme blockieren Bilder oder laden sie automatisch vor, dadurch fehlen Öffnungen oder es werden zu viele gezählt. Für den Vertrieb reicht die Genauigkeit trotzdem, um beim Nachfassen den richtigen Moment zu treffen. Sales4IT richtet E-Mail-Tracking im CRM ein, datenschutzkonform nach revDSG und DSGVO.

Dafür gibt es drei Wege. Die Lesebestätigung in Outlook oder Apple Mail fragt den Empfänger, ob er eine Bestätigung schicken will, viele lehnen ab, deshalb ist sie unzuverlässig. E-Mail-Tracking über ein Zählpixel meldet die Öffnung ohne Rückfrage, wird aber von manchen Programmen blockiert oder durch automatisches Vorladen verfälscht. Am aussagekräftigsten ist ein Link auf das Dokument, etwa die Offerte als Online-Freigabe: Dann ist sichtbar, ob sie geöffnet wurde und welche Seiten angeschaut wurden. Im B2B lohnt sich die Lösung über das CRM, weil die Öffnung direkt beim richtigen Kontakt steht und der Verkäufer automatisch eine Aufgabe zum Nachfassen bekommt.

Lead Nurturing heisst, Interessenten, die noch nicht kaufbereit sind, über Wochen oder Monate mit passenden Inhalten zu begleiten, bis ein Gespräch sinnvoll ist. Typisch sind E-Mail-Strecken mit Fachartikeln, Praxisbeispielen oder Einladungen zu Webinaren, die sich nach dem Verhalten des Kontakts richten: Wer die Preisseite besucht, bekommt etwas anderes als jemand, der nur einen Leitfaden gelesen hat. Im B2B mit langen Entscheidungswegen verhindert Lead Nurturing, dass mühsam gewonnene Kontakte versanden, und zusammen mit Lead Scoring zeigt es dem Verkauf, wann ein Kontakt reif für den Anruf ist.

Das hängt von der Version und den Einstellungen ab. In den privaten Versionen kann OpenAI Eingaben zum Training der Modelle verwenden, sofern die entsprechende Option in den Einstellungen unter Datenkontrollen nicht ausgeschaltet ist. In den Geschäftsversionen für Teams und Unternehmen sowie über die API werden Eingaben nach Angaben von OpenAI standardmässig nicht zum Training genutzt, und es lässt sich ein Vertrag zur Auftragsbearbeitung abschliessen. Für den Vertrieb gilt trotzdem: Vertrauliche Kundendaten, Preise und Vertragsdetails gehören nicht ungeprüft in einen öffentlichen KI-Dienst, Namen lassen sich durch Platzhalter ersetzen. Sales4IT klärt mit Ihnen, welche Informationen wohin dürfen, und richtet den Einsatz so ein, dass Vertraulichkeitspflichten, revDSG und DSGVO eingehalten bleiben.

KI übernimmt im Vertrieb vor allem die Arbeit rund um das Gespräch, nicht das Gespräch selbst. Typische Einsätze sind die automatische Aufzeichnung und Zusammenfassung von Verkaufsgesprächen, das Befüllen des CRM, die Vorbereitung von Terminen mit Recherche zu Firma und Ansprechpartner, Offerten auf Basis des Gesprächsprotokolls, das Durchspielen von Einwänden und Nachfassnachrichten, die nicht nach Textbaustein klingen. Dazu kommt die Auswertung: welche Einwände wie oft kommen, wo Gespräche kippen und welche Argumente tragen. Den grössten Nutzen bringt KI dort, wo sie in den bestehenden Verkaufsprozess eingebettet ist, statt als zusätzliches Werkzeug nebenher zu laufen.

Nein, jedenfalls nicht im B2B mit erklärungsbedürftigen Produkten. KI ersetzt Tätigkeiten, keine Beziehungen: Protokolle, Recherche, Datenpflege und erste Entwürfe erledigt sie in einem Bruchteil der Zeit. Den Bedarf eines Kunden verstehen, Vertrauen aufbauen, verhandeln und abschliessen bleibt Arbeit von Menschen, gerade wenn mehrere Personen mitentscheiden und ein Entscheid Monate dauert. Was sich verändert, ist die Rolle: Wer KI gut nutzt, hat mehr Zeit für Kundengespräche. Die automatische Gesprächsauswertung zeigt zudem, wo Gespräche kippen, und ein Verkaufstraining oder Verkaufscoaching arbeitet dann an echten Gesprächen statt an Rollenspielen.

Grundsätzlich nur mit Einwilligung aller Beteiligten. Wer ein nicht öffentliches Gespräch, an dem er selbst teilnimmt, ohne Einwilligung der anderen aufnimmt, macht sich nach Art. 179ter StGB strafbar. Eine enge Ausnahme gilt für Telefongespräche im Geschäftsverkehr, in denen Bestellungen, Aufträge, Reservationen und ähnliche Geschäftsvorfälle abgewickelt werden (Art. 179quinquies StGB). Für Verkaufsgespräche, Beratungen und Videokonferenzen ist die Einwilligung aller Teilnehmenden der sichere Weg, zudem verlangt das Datenschutzgesetz, dass die Beteiligten über Zweck und Aufbewahrung der Aufnahme informiert werden. Sales4IT richtet den Einwilligungsprozess so ein, dass er dokumentiert ist und den Gesprächsfluss nicht stört. Für die konkrete Ausgestaltung im eigenen Unternehmen empfiehlt sich eine Rechtsberatung, Sales4IT ist keine Anwaltskanzlei.